20 de junho de 2018

7 sinais de que sua empresa precisa de um ERP

Entenda porque um software especializado é tão importante para o seu negócio.

1. Você não encontra informações úteis para a tomada de decisão

Tomar decisões corporativas não é uma tarefa fácil. No segmento de distribuição de insumos grande parte das operações são de alto risco, altamente influenciadas por fatores externos. Uma decisão errada pode resultar em aumento de custos, perda de produtividade e até mesmo no fechamento do negócio.

Lembre-se, primeiramente, que boas escolhas dependem de informações de qualidade. Ficar atento ao mercado, acompanhar políticas públicas e outras legislações que impactem o agronegócio e monitorar a produtividade dos clientes são importantes termômetros para avaliar a melhor maneira de agir.

Além disso, ter à mão relatórios precisos, demonstrativos de resultados, fluxo de caixa que apresente movimentações em diferentes moedas (real, dólar, grãos, entre outros) e outros controles faz toda a diferença na hora de decidir os próximos passos da sua empresa. Contar com um ERP (Enterprise Resource Planning) – software de gestão empresarial especializado facilita a localização e o compartilhamento destes dados entre as áreas da revenda de insumos agrícolas.

É necessário também fazer o planejamento e acompanhamento orçamentário, com controle do previsto x realizado por área da empresa, para decidir a melhor forma de aplicar os recursos. Sem este controle, a empresa pode acabar “perdida” na definição de seus objetivos e estratégias, já que não tem uma visão clara de seus processos internos nem sabe o que esperar do mercado.

Portanto, a adoção de um software de gestão que foi desenvolvido exclusivamente para o distribuidor de insumos facilita a administração da empresa de forma geral, auxilia na organização de recursos e no controle de desempenho dos processos, o que contribui para uma gestão mais estratégica e segura.

 

2. Os vendedores praticam a margem de desconto que querem

Que o comercial tem uma função valorizada nas revendas de insumos agrícolas, todo mundo sabe. Mas até que ponto chega a autonomia dos vendedores? Para garantir a margem, é necessário elaborar uma política comercial consistente com diretrizes de precificação e descontos, tarefa que pode ser realizada de forma automatizada com o apoio de um software de gestão. Veja este exemplo: caso um de seus fornecedores altere o preço de um produto, ao atualizar a informação no ERP, a tabela de preços se adequará para evitar a diminuição da margem de lucro.

Quando a empresa não constrói uma política comercial clara junto a sua força de vendas, a sua rentabilidade e a participação de mercado podem ser comprometidas. Ao automatizar esse processo, no momento da realização dos pedidos, já serão consideradas todas as regras da política comercial no software de gestão, o que garante que os pedidos sejam atendidos com agilidade e de forma padronizada.

Entretanto, sabemos que exceções acontecem. Caso o desconto a ser concedido pelo vendedor exceda o que está previsto na política comercial, é possível recorrer às alçadas – liberações que o gestor pode fazer para o fechamento de negociações específicas.

Outro recurso que o ERP oferece para a gestão do distribuidor de insumos é o relatório de margem de contribuição – um indicador de desempenho de lucratividade que pode ser emitido por produto, vendedor, cliente, fabricante, ente outros.

3.  Você não conhece os hábitos de consumo dos seus clientes

Não basta ter bons produtos e serviços. Cada vez mais, os resultados positivos de vendas estão atrelados ao conhecimento sobre os hábitos de consumo e o relacionamento com os clientes. No caso dos distribuidores de insumos, saber quanto e quando cada cliente compra, com quais culturas está atuando, sua produtividade e outras informações específicas faz toda a diferença no momento de fazer o contato comercial. Ao entender o comportamento dos clientes, suas preferências e necessidades, crescem as oportunidades de novas vendas.

As chances de o distribuidor fazer a gestão da sua carteira de clientes de forma eficiente crescem quando a empresa adota um software CRM (Customer Relationship Management). A primeira vantagem é que os dados ficam armazenados em um só lugar: o vendedor pode consultar o cadastro do cliente (informações como número de filiais, fazendas, principais contatos no cliente, etc) e o histórico de relacionamento com agilidade.

Já para o gestor da área comercial, é possível planejar e acompanhar o desempenho dos vendedores sobre metas de vendas por cliente, produto e cultura. O gestor pode delegar atividades para os membros da equipe e acompanhar suas atividades externas. Outro benefício estratégico é a combinação de informações para obter o Customer Share (participação de vendas da empresa no potencial total daquele cliente) e o Market Share (participação da empresa em determinado mercado/região).

Como vimos, quanto mais informação você tiver da sua carteira, mais assertivas serão suas negociações. Fazer o dever de casa, observando e se relacionando com o cliente, além de contar com um time de vendedores treinados e atentos é a chave para atingir o que não está sendo vendido. Sabendo como o produtor agrícola se comporta, você pode criar pacotes de produtos e serviços customizados e pensar em outras estratégias para retê-lo na sua carteira, já que adquirir um novo cliente pode custar até cinco vezes mais do que manter um atual.

4.  A remuneração dos vendedores gera dúvidas e até insatisfação

A remuneração da equipe de vendas é um assunto delicado, pois influencia diretamente na motivação dos vendedores, o que é determinante para o desempenho do distribuidor de insumos agrícolas. Dessa forma, um bom plano de remuneração atrai vendedores competentes e os incentiva a ultrapassar suas metas. Gerenciar este processo com um software de gestão permite que você estabeleça a política ideal a ser praticada, tanto para o pagamento de comissões quanto para adiantamentos, que podem ser utilizados para ajudas de custo, despesas com deslocamento, viagens, entre outros.

Um fator importante a ser observado na hora de contratar um software de gestão, é a flexibilidade na definição de cálculos de comissões. Quanto mais opções o distribuidor de insumos tem para configurar as comissões (por vendedor, produto, margem, percentual de desconto), maior será o engajamento dos vendedores no momento das negociações. Além do cálculo automático de comissões, o ERP possibilita a análise da performance do vendedor sobre suas metas. Este acompanhamento, somado a uma política de remunerações transparente, contribuem para o desempenho da equipe comercial.

5. Você tem dificuldade em estabelecer boas negociações com seu principal fornecedor

Não basta manter um relacionamento amistoso e constante com fornecedores para garantir negociações favoráveis no atual mercado competitivo. Antes de iniciar o processo de negociação, é fundamental analisar o histórico de compras com o fornecedor, tanto por produto como por safra. Com base nas análises, o próximo passo é estabelecer o que é mais vantajoso para o negócio em relação a preços, condições, descontos e prazos e, principalmente, seus limites de negociação. O despreparo e a falta de argumentos bem estruturados dão mais força para o fornecedor impor suas condições.

Quando você tem informações precisas, controla melhor as emoções. O processo de negociação deve ser racional e equilibrado, em que você deve demonstrar confiança e expor suas necessidades com clareza. Negociar com antecedência também é uma importante vantagem, uma vez que a urgência e a pressão podem levar a perdas desnecessárias. Ter tempo para avaliar propostas e conciliar interesses aumenta as chances de sucesso em transações comerciais.

Ao utilizar um software de gestão, o distribuidor de insumos consegue extrair relatórios que expõem este histórico de negociação com o fornecedor. Como vimos, esta etapa é essencial para preparar o comprador, munindo-o de argumentos para que consiga as melhores condições de compra.

6. Multas por declarações não conformes tornam-se recorrentes

A legislação fiscal brasileira é complexa e exige que as empresas tenham organização e controle sobre as obrigações legais. Por isso, esqueça a agenda e a planilha de Excel. Para facilitar o cumprimento das exigências do governo federal e diminuir os riscos de multas por erros ou atrasos, o mais indicado é contar com um software de gestão empresarial. Além de acompanhar a evolução da legislação em nível estadual e federal, o ERP facilita o controle do calendário de entrega das obrigações.

Garantir que a empresa esteja em dia com as apurações de impostos e escriturais fiscais é vital para o seu funcionamento. Isso vale para os micro, pequenos, médios e grandes distribuidores de insumos – dentro dos padrões exigidos para cada porte.

7. A reunião de sócios é sempre baseada no “Eu acho que…”

A visão estratégica de negócios não é criada do dia para a noite. Se você é sócio ou proprietário de uma revenda de insumos agrícolas, sabe que além de ter conhecimento profundo sobre seu negócio, é preciso estar por dentro do que anda acontecendo no mercado para prever tendências e antecipar estratégias.

Através do BI (Business Intelligence), software de inteligência que deve ser utilizado em conjunto com o ERP, o distribuidor de insumos consegue combinar dados da empresa com informações do mercado e criar múltiplas visões para análise. Outra vantagem do BI é a agilidade. Em alguns instantes, é possível obter painéis com dados como retenção de clientes, faturamento, vendas e outros. A partir daí, o BI possibilita que o distribuidor visualize exatamente onde estão os gargalos do seu negócio e enxergue novas oportunidades de ganhos.

Foi-se o tempo em que as decisões eram baseadas apenas no histórico ou intuição. Aqueles que estão no comando do negócio precisam atuar de forma estratégica e desvincular-se de tarefas operacionais. Estar embasado em informações de qualidade traz segurança para decidir quais serão os próximos passos da empresa, como protegê-la de transações de alto risco e ampliar a lucratividade.

Brunna Pains Santos

Brunna Pains Santos
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Graduação em Publicidade e Propaganda com MBA em Marketing e pós MBA em Comunicação e Marketing Digital. Gerente de Marketing na SIAGRI.
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